Corporatie en onderhoudsbedrijven met elkaar om tafel

‘Ruimte om te innoveren’

‘Bundelen van krachten en kennis maakt de gehele sector sterker. Met Resultaatgericht Samenwerken (RGS) ontlast je niet alleen je eigen organisatie, maar geef je ook ruimte aan de markt om te innoveren,’ aldus Wim van den Herik, manager Vastgoed bij woningcorporatie Poort6. Bij zijn vorige werkgever had hij ervaring opgedaan met RGS. ‘Toen was ik al gecharmeerd van deze werkwijze. Met die bagage heb ik bij Poort6 RGS verder kunnen professionaliseren.’ 

Met 7.000 verhuureenheden – zo’n 48% van het totaal aantal in de gemeente – is Poort6 een grote speler in de gemeente Gorinchem. Het bezit is door Poort6 in twee werkgebieden gedeeld en over twee VGO-onderhoudsbedrijven verdeeld. ‘De RGS-aanpak voor planmatig onderhoud van de schil past prima bij onze visie op technisch voorraadbeleid en helpt ons bij het realiseren van de opgave om ons bezit voor 2050 CO2-neutraal te maken.’

Handschoen opgepakt
In het verleden is bij Poort6 diverse malen sprake geweest van onderbesteding op het jaarlijkse onderhoudsbudget. Vanuit de Raad van Commissarissen kwam dan ook – uit vrees voor een waardedaling van het bezit en uit oogpunt van governance – de opdracht om te zorgen voor een stabiel beeld in zowel de begroting als de realisatie ervan. Die handschoen pakte de afdeling Vastgoed drie jaar geleden graag op. ‘We zijn gestart met het naar voren halen van de onderhoudcycli. De jaren 2018 en 2019 hebben we in één jaar voorbereid, waarbij we de begroting hebben kunnen baseren op 60-70% marktcijfers. Inmiddels starten we al in januari met planvorming voor het volgende jaar.’ Een veelgehoord argument is dat het zover naar voren halen van de begroting niet mogelijk is. ‘Klopt,’ zegt Van den Herik. ‘Om deze aanpak in de praktijk te kunnen brengen, zijn onze governance regels aangepast.’

1-0 achterstand
‘Eerdere pilots kenden geen 100% RGS-aanpak, omdat intern toch angst was om de touwtjes uit handen te geven. Daarnaast hadden de destijds geselecteerde onderhoudsbedrijven (nog) niet het VGO-keur en kenden ze onvoldoende de ins en outs van RGS. Hun onervarenheid en die van onze projectorganisatie met de RGS-werkwijze zorgden ervoor dat de resultaten tegenvielen. Het zijn mooie leermomenten geweest. Inmiddels is een forse inhaalslag gemaakt, maar door die pilots stonden we wel met 1-0 achter voor wat betreft het brede interne draagvlak.

Uitdaging
Die achterstand is weggewerkt. Dat komt mede doordat we bij selectie van de huidige onderhoudsbedrijven heel bewust gekozen hebben voor bedrijven met VGO-keur om de kwaliteit en RGS-werkwijze te borgen. Dat is een belangrijk argument geweest om draagvlak te creëren, maar we moeten wel alert blijven.’ Voor Van den Herik en zijn team ligt er nog een andere uitdaging. ‘Als RGS-team zijn we verder dan de rest van de organisatie. Dat betekent dat we voortdurend de methodiek en impact ervan moeten blijven uitleggen intern. Daarnaast moeten we onszelf scherp houden om RGS te blijven optimaliseren en te bepalen welke volgende stappen we daarin willen en kunnen maken.’

Verschillende petten
Gelukkig ervaren steeds meer collega’s de voordelen van RGS. De coördinator onderhoud heeft de uitdaging aangenomen en de werkwijze samen met zijn medewerkers geïmplementeerd. De opzichters van Poort6 hebben steeds kritisch maar opbouwend meegewerkt aan het proces en zijn positief verrast over de ‘nieuwe’ werkmethodiek. ‘Door de eerlijke en open communicatie tussen en met de onderhoudsbedrijven kunnen zij meer sturen op proces in plaats van op detailniveau op de bouw zelf.’ Dat niet alle onderhoudsprojecten via RGS worden aangestuurd maakt het soms nog lastig. ‘ Voor beide partijen geldt dat ze moeten kunnen schakelen tussen hun “partnerpet” en “aanbestedingspet”.’

Handboek
Door de RGS-werkwijze zitten corporatie en onderhoudsbedrijven als gelijkwaardige partners met elkaar om tafel. Of dat mooie resultaten oplevert? ‘Zeker!,’ zegt Van den Herik. ‘Een goed voorbeeld is ons RGS-handboek dat we op basis van bestaande richtlijnen echt samen hebben gemaakt. Daarin is bijvoorbeeld de werkwijze rondom de Wet Natuurbeheer in samenwerking met de stadsecoloog uitgewerkt. Procedures zijn daardoor helder, maar ook de maatregelen die genomen moeten worden om vertraging in de uitvoering te voorkomen in geval van calamiteiten. Daar heeft iedereen baat bij.’

Pieken verdwijnen
Groot winstpunt van de RGS-werkmethodiek is dat het rust brengt. ‘Er is sprake van een egale workflow en een stabieler uitgavenpatroon. Pieken verdwijnen en dat is prettig voor onze financiële mensen. Ook de afhandeling van facturen gaat efficiënter, omdat afspraken helder vooraf zijn vastgelegd en minder schijven zijn betrokken. En dat we met deze aanpak bezuinigen op onderhoudsuitgaven kunnen ze ook waarderen,’ besluit Van den Herik met een knipoog.

Wim van den Herik werkt sinds 2017 bij Poort6 (7.000 verhuurbare eenheden in de gemeente Gorinchem). Hij is verantwoordelijk voor planmatig onderhoud met duurzaamheidsopgave. Hiervoor werkte Wim als manager Vastgoed bij Woonkracht10.

• Stabieler uitgavenpatroon
• Egale werkflow
• Meer efficiency in afhandeling facturering
• Positieve bijdrage aan klanttevredenheid. Rapportcijfer: een dikke 7!