Mitros kiest voor challenges met co-makers

‘Wij schrijven niet voor, maar dagen uit’

Kijk met verbazing en verwondering naar alles wat je doet. Zo luidt de filosofie van Ron Sierink, inkoopadviseur bij Mitros. Is dit wel de beste manier om huurders tevreden te stellen? Dient deze aanpak het vastgoedbelang? Dat zijn vragen die hij daarom graag in besprekingen met zijn co-makers op tafel legt.

Sinds 2017 hanteert Mitros het VGO-keur als selectiecriterium bij periodiek onderhoud. Bij grootschalig onderhoud is resultaatgericht samenwerken (RGS) ook het uitgangspunt.  Resultaatgericht samenwerken is namelijk de kern van het inkoopbeleid, omdat het bijdraagt aan onze ondernemingsdoelstellingen en het beste past bij regisserend opdrachtgeverschap: “Het systeem van projectmatige aanbestedingen op de laagste prijs is volledig achterhaald”, zegt Sierink. “Wij schrijven niet langer voor, maar dagen uit.”

De grote omslag is gekomen met het aantreden van een nieuwe directie in 2012, vertelt hij. “We zijn gaan werken met challenges. Dat zijn open uitvragen – een uitvraag past dan op een paar A4’tjes – waarin de oplossing nog niet volledig is uitgewerkt. Innovatie moet uit de productomgeving komen, is het idee, en gedragen worden door hoofdaannemers. We hebben toen gemerkt wat de kracht van de markt is, als je maar de juiste vraag stelt.” Met enige trots noemt hij de vruchten van deze aanpak: de badkamerrenovatie in 1 dag, 100% gezond wonen, isolatie van de buitenschil van woningen.

Volledige openheid
Sierink: “We laten de uitdaging graag over aan de markt om in de keten resultaatgericht samen te werken (RGS). Voorwaarde is volledige openheid, waar eerst huiver heerst, zie je daarna dynamiek ontstaan. Het originele model van opdrachtgever versus opdrachtnemer is uitgewerkt. Uitdagingen los je niet op door bestekken te schrijven. Haal het uit de markt, dat lukt alleen als je samenwerking vroegtijdig opstart.”

Dikke documenten
Sierink wil niets meer weten van een projectorganisatie: “Voorheen liepen hier schrijvers van dikke documenten rond, bestekken bedoeld om toestemming van de directie te krijgen. Dat zijn doorpakkers geworden, die helemaal passen in een lean organisatie. Het komt voort uit de ambitie om met nieuwe inzichten het beter te doen dan we voorheen deden. Ik heb het omgedraaid door de doelen centraal te stellen, niet de methode. Projecten uitschrijven vind ik onze rol helemaal niet, liever spreek ik andere competenties van mensen aan. Om mensen te prikkelen en in beweging te brengen, zodat een pull ontstaat vanuit de organisatie zelf.”

Asset managers
Onderhoud en renovaties worden bij Mitros doorgerekend op rendement. “Wij komen uit op een rendement van 2,4%, wat we voldoende vinden, want een corporatie is geen commerciële ontwikkelaar natuurlijk. We werken met een portefeuillestrategie die wordt ingevuld door asset managers, een functie die twee jaar geleden nog niet bestond. Zij stippelen het pad uit. Gevolg is dat we nieuwe competenties kunnen ontwikkelen. Vanaf de ontwerpfase denken onze co-makers mee, zij helpen om de afwegingen te professionaliseren en samen bekijken we opties: in stand houden, renoveren of nieuwbouw plegen. Daar doen we studie naar samen met de co-makers ”

Reservebank
Ook het maatschappelijk belang laat Sierink meewegen. “Het is natuurlijk idioot om schilders van maart tot oktober aan het werk te houden en ze dan tussendoor op de reservebank te zetten. Als maatschappelijke organisatie is het ook onze taak om vakmensen aan het werk te houden. We hebben het volume, dan moeten we ook jaarrond de continuïteit bieden. Want laten we eerlijk zijn: gekwalificeerd personeel hebben we keihard nodig. Het is overigens aan hen om het ook waar te maken.”

Treintje gemaakt
Op de vijfde etage organiseert Mitros wekelijks integrale sessies waarbij co-makers en regisseurs bij elkaar komen. Geen projectmanagers, beklemtoont Sierink. “We stappen over het project-denken heen, ik droom van een wereld zonder projecten. Het mooie van RGS is dat je elkaars werelden leert kennen en continuïteit kunt bieden. Het resultaat is rust en beheersing. We werken toe naar beslismomenten en passen de lean filosofie toe. Zo maken we jaarlijks een treintje met vijf co-makers die van januari tot december voor ons werken. Onderhoud aan hoog- en laagbouw wordt afgewisseld. We zijn natuurlijk gespitst op de kwaliteit op de lange termijn, de co-makers verzorgen hiervoor de metingen. De bewonerstevredenheid, bijvoorbeeld, is met punten omhoog gegaan.” Toch mag de aandacht voor RGS nooit verslappen, relativeert Sierink. “Ook op het moment dat het economisch tegenzit, wil je voorkomen dat mensen weer in hun oude gedrag terugschieten.”

Houvast
Sierink samenvattend: “Ik zie VGO-keur als de basis van het RGS-gedachtengoed. Het geeft je als opdrachtgever houvast, omdat je weet dat het wordt omarmd door de hele onderhoudsorganisatie. Ondanks de solvabiliteitseisen die het keur stelt, monitoren we onze co-makers ook continu door Graydon. Zo houd je een vinger aan de pols als het gaat om betalingsgedrag richting leveranciers en kredietrelaties. Het is goed als het keurmerk zich verder ontwikkelt. Leg de lat steeds hoger, is mijn boodschap. Ik vergelijk het met het energielabel van mijn koelkast, enkele jaren terug was A+ de hoogste norm, nu ben je pas goed af met een A+++.”

Ron Sierink werkt al zo’n 13 jaar bij Mitros. Het vastgoedonderhoud van Mitros omvat zo’n 30.000 woningen, er gaat 130 miljoen euro in om. Het woningbezit is vooral geconcentreerd in de Utrechtse wijken Overvecht en Kanaleneiland. Mitros wil een stevige vinger in de pap hebben bij de groei van de stad, de gemeente laat de komende jaren 60.000 woningen bouwen.

• Impuls voor vernieuwing, verbetering en innovatie
• Continuïteit, rust en beheersing; planningen en begrotingen worden gehaald
• Bijdrage aan maatschappelijke doelstellingen
• Van voorschrijven en controleren naar regisseren en sturen op meetbare resultaten
• RGS daagt mensen uit en brengt organisaties is beweging
• RGS geeft invulling aan lean werken
• Hogere bewonerstevredenheid