IPSE DE BRUGGEN SELECTEERT ONDERHOUDSBEDRIJVEN OP DNA

De lat ligt hoog: 50% CO2-reductie in 2030, in 2050 klimaatneutraal. ‘Resultaatgericht samenwerken (RGS) gaat ons helpen om die uitdagende doelstellingen te realiseren.’ Maar dat is niet de enige reden waarom Peter van der Born, vastgoedmanager bij Ipse de Bruggen, een toename verwacht van RGS. ‘Het wordt steeds lastiger om specialistische kennis binnen je eigen organisatie op peil te houden zonder de overhead en bijbehorende kosten fors te laten stijgen.’

Ipse de Bruggen, een instelling voor gehandicaptenzorg in de regio Zuid-Holland, werkt voor het gevelonderhoud van hun bijna 400 locaties met vier onderhoudsbedrijven samen.

Drie cycli vooruit

‘We hebben voor alle panden een onderhoudscenario uitgewerkt.’ Lastig? ‘Geen gebouw is hetzelfde. Behandellocaties, kantoorpanden, een zorgvilla. Ons bezit is zeer divers. Het heeft al met al zo’n 3,5 jaar geduurd om alles inzichtelijk te maken. Inmiddels kijken we met elkaar drie cycli vooruit. Onderhoud is daardoor voorspelbaar, zowel in tijd als geld. Dat is voor mijn medewerkers, mijzelf en het bestuur een groot winstpunt. ’

Spelregels bekend

‘Voor mijn team komt daar nog een voordeel bij: minder begeleidingsuren. Steeds opnieuw aanbesteden kost heel veel tijd en bovendien kregen we dan vaak niet de kwaliteit die we wilden. Bij RGS zijn de spelregels voor iedereen bekend en de doelen zijn helder. We starten altijd met een kick off en vervolgens hebben de onderhoudsbedrijven de vrijheid om zelf in te vullen hoe de vastgestelde resultaten te behalen.’

Proces in plaats van prijs

De vier onderhoudsbedrijven zijn niet op prijs maar op hun proces geselecteerd. ‘Past hun DNA bij ons. Net als bij woningcorporaties staan onze cliënten centraal. Hun tevredenheid staat op nummer 1. We merken dat het feit dat we met vaste partners werken enorm wordt gewaardeerd. We hebben ons bezit geografisch verdeeld onder de vier bedrijven. Onze cliënten zien elke zeven jaar dezelfde mensen over de vloer komen. Dat zorgt voor rust en onderling begrip.’

Praat plaat

Toch gaat de vergelijking met een woningcorporatie niet helemaal op. ‘Medewerkers van onze partners moeten beseffen dat je met onze cliënten anders omgaat. Slingert er een blik verf, dan bestaat de kans dat een cliënt gaat “helpen”. Een steiger die blijft staan, nodigt uit om te beklimmen. Daarom krijgen alle medewerkers van onze partners een cursus. Aan de hand van een “praat plaat” leren ze onze cliënten te begrijpen en hun verantwoordelijkheid te nemen.’

Tijd om te wennen

RGS is volgens Van der Born niet lastig, maar kost wel tijd. ‘Zeker in het begin, vergt het de nodige investering om iedereen te laten wennen aan een andere manier van samenwerken. Het feit dat alle bedrijven het VGO-keur hebben is geen bewuste keuze geweest. Wel logisch, want we hebben de bedrijven geselecteerd op hun RGS-ervaring. Hebben ze hun processen op orde, snappen ze hoe het werkt, pakken ze onze uitdaging op om mee te denken en zelf met oplossingen te komen?’

Grootste valkuil

‘Een valkuil? Het laten verslonzen van de relatie,’ aldus Van der Born zonder enige aarzeling. ‘Het is heel verleidelijk om als het goed gaat, geen contact te houden. Zeker in coronatijd. En dat geldt zowel op uitvoerend als op directieniveau. Dus mijn tip is: blijf elkaar bellen, spreek minimaal 1x per jaar af om elkaar te vertellen wat er speelt. Je hoeft geen vrienden te zijn, maar wel goede partners om eerlijk tegen elkaar te kunnen zijn. Dat doet de relatie goed,’ besluit hij.