‘Geen discussie meer over geld en kwaliteit’

UMC Utrecht: een complex van zo’n 500.000 m2 vastgoed met de ambitie om zo snel mogelijk CO2 neutraal te zijn. Een innovatie gedreven organisatie die voorspelbaarheid in geld en kwaliteit verlangt. Derhalve ligt de lat voor onderhoudsadviseur Paul Andela en zijn team hoog: ‘Met de juiste partners kunnen we die uitdaging aan.’  Niet voor niets selecteerde Andela onderhoudsbedrijven met het VGO-keur. ‘Het keur staat ergens voor. Die bedrijven weten wat resultaatgericht samenwerken (RGS) inhoudt en kunnen hun rol aan. Als UMC Utrecht staan we niet meer als allesbepalende opdrachtgever in het proces, maar zijn we onderdeel van het team. Als één van de participanten. Wij zorgen voor sturing, de VGO-bedrijven brengen hun expertise in en samen dragen we de verantwoordelijkheid.’

Fan

Andela windt er geen doekjes om. Hij is fan van RGS. ‘Logisch, want het scheelt mij en mijn onderhoudscollega’s heel veel tijd. Voorheen was het aanbesteden van een werk een langdurig proces. Je moest de juiste partners benaderen en selecteren, een aanbestedingsplan maken, een werkomschrijving opstellen, de aanbesteding doen inclusief beoordelingen op kwaliteit en prijs. Daarna kon je aan de slag.’

Strenge eisen

Onderhoudswerkzaamheden in een ziekenhuis stellen strenge eisen aan de uitvoerende partij. ‘Dat betekende voor ons dat we bij elk aanbestedingsproject de bedrijven moesten inwerken. Tijdrovend, maar ook met kans op verstoring van onze interne (zorg)processen. Omdat we nu met vaste partners werken, speelt dat helemaal niet meer. De uitvoerende medewerkers weten hoe het is om te werken in een hoogstaande zorgomgeving, kennen onze interne partijen zoals de beveiliging en de bedrijfsbrandweer en – heel belangrijk – onze klanten; ze weten hoe ze moeten omgaan met patiënten en hebben zelfs toegangspasjes. Dat maakt het werk voor iedereen zoveel makkelijker en prettiger’.

Glansgraad

‘Bij RGS ligt voor ons het zwaartepunt niet meer bij de uitvoering, maar juist bij de start. Als gebouwbeheerder moet je vooraf je vastgoeddoelen helder hebben. Waar sta je nu en waar wil je over 10 jaar staan? Die duidelijkheid geldt ook voor de kwaliteitseisen. Mag bijvoorbeeld de glansgraad van het schilderwerk op de 10de verdieping anders zijn dan die op de begane grond? Op basis van meetbare KPI’s maak je met elkaar afspraken. Het voordeel? Geen discussies meer over geld en eindresultaat.’

In control

De introductie van RGS binnen de ziekenhuisorganisatie was geen langdurig proces. Directie ging snel overstag met deze nieuwe manier van werken. Niet vreemd volgens Andela: ‘Met RGS zijn we “in control”. Zowel op korte als langere termijn weten we precies waar we financieel aan toe zijn. Dus geen grote afwijkingen meer in onze onderhoudsbudgetten.’

Nieuwe verkenning

Bij UMC Utrecht geldt de RGS-aanpak vooralsnog voor het gevelonderhoud. ‘We hebben de wens om de schildercyclus die nu nog 6 à 7 jaar is, op te rekken naar 8 tot 10 jaar. Met de onderhoudsbedrijven zijn we aan het kijken hoe we die uitdaging samen kunnen realiseren. Recent zijn we gestart met een verkenning voor een RGS-aanpak voor de daken van ons vastgoed. Die hebben een cyclus van 30 jaar of meer. Dat vraagt ook weer om een eigen benadering en specialistische kennis die we graag met de markt willen oppakken.’

Tip

Nog een RGS-tip voor collega-ziekenhuizen? ‘Zeker! Met vooraf goed geformuleerde eindresultaten hoef je geen angst te hebben om zaken los te laten. Selecteer de juiste samenwerkingspartners, introduceer de RGS-werkwijze binnen je eigen organisatie en ga ermee aan de slag. Je krijgt er zoveel voor terug.’