Gemeente Arnhem schakelt over op Resultaatgericht samenwerken

Na wat aanloopproblemen in het verleden heeft de gemeente Arnhem de smaak van Resultaatgericht samenwerken (RGS) aardig te pakken. Voor schilderwerk is een RGS-contract afgesloten. Onderzocht wordt of deze werkwijze ook voor dakwerk en technische installaties kan worden ingevoerd. Van achterover leunen is geen sprake, stelt Senior Technisch Deskundige Gert-Peter Janssen. ‘RGS vraagt om open communicatie, vertrouwen en actief overleg.’

Opdrachtgevers die denken met RGS met de voeten op tafel achterover te kunnen leunen, komen van een koude kermis thuis. ‘Zo werkt het niet. Die S staat niet voor niets voor samenwerken. Je bent en blijft actief met elkaar in overleg,’ aldus Janssen, Senior Technisch Deskundige bij de gemeente Arnhem.

Overstag

Een stabiel onderhoudsniveau, alle onderhoudsuitgaven in 1 regel in onze begroting, kostenspreiding en optimaal gebruikmaken van de kennis en expertise van specialisten. Janssen kan de voordelen van RGS zonder hapering noemen. Toch was intern nog wat werk te verzetten om iedereen overstag te krijgen voor deze aanpak.

Moeite met loslaten

‘De animo binnen de afdeling was niet heel groot. Deels omdat enkele pilotprojecten van alweer 10 – 12 jaar geleden toen niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd, maar ook omdat met name de wat oudere medewerkers moeite hadden om een deel van hun werk los te laten.’ Dat laatste is onnodig volgens Janssen. ‘Door bepaalde werkzaamheden aan specialisten over te laten, creëer je tijd om andere zaken op te pakken.’

Marktconsultatie

Toen zo’n 2 – 3 jaar geleden een projectteam werd geformeerd voor een Europese aanbesteding van het schilderwerk, zag Janssen zijn kans schoon. ‘Waarom geen uitvraag op basis van kwaliteitseisen in plaats van voorschrijven? Enkele nieuwe collega’s hadden met RGS ervaring opgedaan bij andere werkgevers. Met hun kennis en een marktconsultatie hebben we vervolgens de stap gezet.’

Veel misverstanden

Volgens Janssen bestaan er ook veel misverstanden over RGS. ‘Bijvoorbeeld dat je met RGS jarenlang aan elkaar vastzit. Niets is minder waar. De sleutel tot succes bij deze werkwijze is vertrouwen en open communicatie. Wij kunnen onze onderhoudsbedrijven de waarheid zeggen zonder dat dat consequenties heeft voor de samenwerking. En omgekeerd natuurlijk ook. Maar als blijkt dat structureel de met elkaar afgesproken kwaliteitseisen niet worden gehaald, dan hebben we de mogelijkheid om afscheid van elkaar te nemen. Vergelijk het met een arbeidsovereenkomst, als tijdens het 3de evaluatiegesprek blijkt dat een medewerker nog steeds niets heeft bijgeleerd, dan is het ook beter om de werkrelatie te beëindigen.’

150 unieke gebouwen

Dat RGS bij woningcorporaties meer voorkomt dan bij gemeentes vindt Janssen niet onlogisch. ‘Hun bezit is eenvormiger. Het is makkelijker om voor bijvoorbeeld 100 eengezinswoningen of appartementen een onderhoudsplan te maken dan voor – in ons geval – 150 unieke gebouwen. Daarnaast speelt bij gemeenten dat niet altijd zeker is of gebouwen ook in de toekomst binnen de eigen vastgoedportefeuille en dus verantwoordelijkheid blijven. Dat maakt het lastiger om zowel financieel als organisatorisch afspraken voor de (middel)lange termijn te maken.’

Richtlijnen aanpassen

Binnen de gemeente Arnhem raakt RGS steeds meer in zwang. ‘Het schilderwerk hebben we voor zes jaar in een RGS-contract vastgelegd, met een optie voor een verlenging van nog eens zes jaar. Ook voor dakwerk en technische installaties lopen uitvragen met een RGS-grondslag. We willen niet meer dwingend opleggen wat er moet gebeuren, maar juist de expertise in de markt optimaal benutten. Dat betekent wel dat we intern de richtlijnen moeten aanpassen. Onderhoudscontracten hebben binnen de gemeente normaliter een looptijd van vier jaar. Voor het kunnen afsluiten van langere contracten is een goede onderbouwing vereist. Een levenscyclus van een onderdeel – denk aan daken – kan er een zijn.’