‘We maken de grote RGS-sprong’

Woonpartners Midden-Holland zet stevige stappen op het gebied van Resultaat Gericht Samenwerken (RGS). Na een pilot met drie VGO-bedrijven, geven MT en bestuur groen licht voor de grootschalige invoering van RGS in 2020 bij verduurzamingsprojecten. “Zowel de samenwerkingsvorm als de concrete resultaten sterken ons in deze beslissing”, zegt Lesia Kovtun, manager Vastgoed Onderhoud van de woningcorporatie.

Woonpartners Midden-Holland besloot in 2018 om een pilot op te starten die bestond uit planmatig onderhoud met energetische maatregelen van 14 complexen (circa 360 woningen). Kovtun terugblikkend: “We zijn met ondersteuning van Vijverberg Consulting gestart met de selectie van opdrachtnemers en zijn vooral op zoek gegaan naar bedrijven die zeer gepassioneerd  zijn met RGS. De drie VGO-bedrijven vormden een mooie mix van minder ervaren tot zeer ervaren maar alle drie zeer gemotiveerd. Samen met hen hebben we tools ontwikkeld, een stuurgroep benoemd, documenten en sjablonen gemaakt en het proces ingericht.”

Hoe is de samenwerking met dit nieuwe RGS-team verlopen?
“We zijn om tafel gaan zitten vanuit onze gezamenlijke belangen. Continuïteit telt mee maar ook geldstromen, dus onze liquiditeitsplanning. Vervolgens ga je als team zoeken naar optimale varianten. Ik ben ervan overtuigd dat het psychologisch beter werkt als je kiest voor open en transparant communiceren. Niet in de angst of wantrouwen schieten, maar de diverse belangen met elkaar in lijn brengen. Het is daarbij van belang om als opdrachtgever de regisseursrol te nemen en goed op de bok te zitten!”

Waarom hebben jullie besloten om het anders te gaan doen?
“De wereld verandert snel. De opgave wordt met verduurzaming steeds ingewikkelder. Bedrijven kampen met capaciteitstekorten, de prijzen schommelen, net zoals de beschikbaarheid van leveranciers en grondstoffen. Hierdoor word je gedwongen om het anders te organiseren. In een ideaal proces werk je vijf kwartalen op de uitvoering vooruit. Je wilt het anders organiseren door beter te anticiperen. Dat is ook continuïteit: wanneer gaan we wat doen, wat speelt er bij de complexen, hoe zorg je dat je voldoet aan alle wetgeving (brandveiligheid, asbest, Wet Natuurbescherming e.d.). Ruim vooraf beginnen is een must. Zo voorkom je verrassingen en krijg je een beheerst proces.”

Heb je weerstand ervaren door de nieuwe werkmethodiek?
“Deze omslag gaat natuurlijk niet zonder slag of stoot. Maar mijn ervaring is deze: begin met een kleine groep enthousiaste mensen. Laat elk tussenresultaat zien dan wordt het een olievlek die groeit. En onderbouw het steeds goed. Beslis gefundeerd, op basis van feiten. Leer regisseur te worden. Ga niet alles voorschrijven. Dan stimuleer je ook innovatie vanuit de markt. Werk met een goede, open en functionele uitvraag in startnotities. Die uitvraag moet gekoppeld zijn aan de opdracht vanuit assetmanagement. Stel je kwetsbaar op. Vraag om adviezen van je RGS-partners.”

Wat is het geheim om mensen mee te krijgen?
“We waren de vastgoedingenieur en groeien naar de rol van vastgoedmanager. De verre stip op de horizon is die van vastgoedregisseur. We laten ons adviseren en zijn niet te benauwd om kritische vragen te stellen. In zo’n veranderingsproces is het de kunst om angst weg te nemen. Mensen zijn niet bang om te veranderen, maar om iets te verliezen. Onze rol verandert: onze projectleiders en opzichters denken nu aan de voorkant mee bij de planontwikkeling en meten resultaten in plaats van inspanningen.” 

Wat was de impact op jullie eigen werkprocessen?
“In onze eigen organisatie halen we de pieken en dalen uit het werkproces, we hebben nu een gelijkmatiger werkproces. We verdelen de taken tussen de eigen organisatie en de partners. De ‘dubbels’ zijn uit het proces gehaald. Ik heb gezien dat dit tot voldoening leidt en rust aan beide kanten. Het is een verandering van cultuur en mentaliteit, waar mensen gelukkiger van worden.”

Woonpartners heeft na de positieve evaluatie besloten om alle complexen waar periodiek onderhoud in combinatie met verduurzaming wordt aangepakt, via RGS te realiseren.

Hoe gaan jullie hierbij te werk?
Kovtun: “Bij al onze complexen werken we onderhoudsscenario’s uit. Waar verduurzaming speelt, pakken we dit direct integraal op. Niet alles in één keer. De activiteiten doen we op natuurlijke onderhouds- en investeringsmomenten. Voor meer ingrijpende projecten voeren we  met de RGS-partners haalbaarheidsonderzoeken uit. Deze complexen worden beoordeeld en voorzien van planvarianten en scenario’s. Bij de evaluatie in 2020 streven we ernaar om RGS volledig in te zetten, mogelijk ook voor planmatig onderhoud. De drie meetpunten zijn: kwaliteit, marktconformiteit en een gezonde bedrijfsvoering van de onderhoudsbedrijven.”

Lesia Kovtun werkt sinds 2017 bij Woonpartners Midden-Holland (8.000 verhuurbare eenheden in de regio Gouda, Waddinxveen, Zuidplas). Zij is verantwoordelijk voor planmatig onderhoud met duurzaamheidsopgave alsmede voor her-ontwikkelingsprojecten. Hiervoor werkte Lesia 12 jaar bij Omnia Wonen.

• Het reduceren en beter beheersen van onderhoudskosten
  • besparing van 12% in het Planmatig Onderhoud budget en 8% in de Duurzaamheidsprojecten ten opzichte van traditioneel bepaalde budgetten
  • financieel proces – rapportcijfer: 9
• Meer efficiency in het proces – beter ‘In control’, meer teamwerk, positieve werksfeer, planningen worden gehaald, interne capaciteit beter ingezet. Rapportcijfer: 8,5
• Een positieve bijdrage aan de klanttevredenheid. Het rapportcijfer van de bewoners voor de partners is hoog, namelijk 8.
• Het bespreekbaar en stuurbaar maken van kwaliteit. Grip op kwaliteit. Rapportcijfer 8.